Hvordan får kommuner medicinrobotter og organisation til at spille sammen?

Udfordringerne med mangel på arbejdskraft og et stigende antal ældre er noget mange kommuner deles om; men måden, kommunerne arbejder på er ofte forskellig. Teknologi og organisation skal derfor bringes i spil på en måde, som passer til den enkelte kommune.

Velfærdsteknologi kan forbedre medicinhåndteringen. Den kan styrke borgernes selvstændighed og medicinsikkerhed og give betydelige besparelser og effektiviseringer i kommunen. Den tid, der spares, kan bruges på omsorg og pleje. Fra et organisatorisk perspektiv kan brugen af medicinrobotter lette planlægning, optimere plejepersonalets tid og give mere tid til de borgere, der har mest brug for det.

Men hvordan kan en kommune organisere indsatsen?

Nogle kommuner arbejder med e-distrikter, mens andre implementerer velfærdsteknologien i den eksisterende plejeorganisation. Endelig har flere kommuner valgt at gå sammen omkring et fælles regionalt servicecenter.

Uanset hvordan kommunen organiserer sig, skal rammer og arbejdsflowet på plads for at få størst muligt udbytte af indsatsen. Strategiske mål, den rette træning, og kommunikation lægger grunden for den vellykkede implementering.

Sæt strategiske mål

KL beskriver med Fælleserklæringen om velfærdsteknologi fra 2021 tre strategiske bundlinjer for indførelse af velfærdsteknologi: Mere livskvalitet for borgerne, større arbejdsglæde og bedre arbejdsmiljø for medarbejderne - og ikke mindst en bedre udnyttelse af kommunens ressourcer.

1. Hvilke borgere vil have glæde af robotterne?

For borgere, som er i langtidsmedicinering, er medicinen en meget vigtig del af hverdagen. Med automatisk medicin dispensering er borgeren ikke afhængig af, at personalet kommer og udleverer medicinen. Det giver de fleste borgere en oplevelse af større frihed og uafhængighed samt mere tryghed.

2. Hvordan kan teknologien give større arbejdsglæde og bedre arbejdsmiljø?

Automatiseringen kan give større arbejdsglæde og bedre arbejdsmiljø for medarbejderne ved at mindske stress, reducere antallet af rutineopgaver og lette planlægningen.

3. Hvordan kan robotterne frigøre ressourcer i plejen?

Indførelse af medicinrobotter indebærer ofte en betydelig reduktion i antal besøg, frigørelse af faglige ressourcer og en markant højere patientsikkerhed. Det styrker patientsikkerheden og reducerer samtidig antallet af rutineopgaver. Tidligere var fokus først og fremmest effektivisering. I dag lægger de fleste kommuner vægt på, at nye løsningerne skal hjælpe med at frigøre tid til borgernære opgaver.

- Det er vigtigt at dykke ned i hver bundlinje og se på, hvilken konkret værdi automatiseret medicindispensering kan medføre. Gevinsterne kan overraske. Evondos har samarbejdet med over 600 organisationer; og erfaringerne herfra bruger vi til at hjælpe kommunerne med at organisere og sætte mål for indsatsen, fortæller Dorte Fabricius fra det danske Evondos team.

Start med at implementere i en mindre skala

Det er en fordel at starte i mindre skala. På den måde har man ressourcer til at håndtere de spørgsmål, der melder sig undervejs fx: Hvordan udvælges borgerne? Hvem tager alarmopkaldet? Hvem sætter robotter op hos borgeren?

Først skal arbejdsgange og rutiner tilpasses og forankres organisatorisk. Det opnås bedst ved at starte i et mindre område. Når rutinerne er på plads, kan løsningerne skaleres til resten af kommunen.

- Forandring i organisationen tager tid, og det er vigtigt, at der sikres ressourcer til indsatsen, siger Dorte Fabricius, Evondos Danmark. Evondos samarbejder med kommunens organisation, så den kommer bedst muligt fra start. Ofte starter en kommune i en mindre skala; men allerede i opstartsfasen er det vigtigt at gøre sig tanker om, hvordan servicen skal driftes, når den rulles bredere ud.

Kommunikation er afgørende for succes

Formålet med at indføre medicinrobotterne skal være tydelig. Hvorfor gør vi det, hvad vil vi opnå - og hvad betyder det for de involverede? Det er afgørende spørgsmål at kunne besvare over for både medarbejdere og borgere.

Klar kommunikation til alle, der berøres af implementeringen, er med til at få de berørte ombord og skabe engagement. Det er vigtigt, at plejepersonalet engageres og ikke opfatter teknologien som en ekstra arbejdsbyrde [1]. De involverede kan være både ledelse, sundhedspersonale, visitationen, læge, apotek - og ikke mindst borgere og pårørende.

Det er en god idé at involvere medarbejderne så tidligt som muligt. Få en god dialog om, hvilke fordele medarbejderne ser ved, at borgerens medicin bliver automatiseret, både fra deres eget og borgerens perspektiv.

Klar kommunikation og organisatorisk forståelse er afgørende for at skabe ejerskab, arbejdsglæde og motivation i forhold til indførelse af medicinrobotter i kommunens pleje.

Tre trin, der får implementeringen til at lykkes

Organisering er et ud af tre vigtige skridt i en vellykket implementering af medicinrobotter. Ved at:

1. indføre dosispakket medicin kombineret med teknologien i medicinrobotterne opnås en ubrudt kæde af automatisering, og en meget høj medicinsikkerhed.
2. sætte strategiske mål, involvere de berørte og starte i mindre skala, sikres en vellykket implementering og opbakning blandt både borger og medarbejdere.
3. tage afsæt i strategiske mål og borgernes behov, når der skal udvælges borgere til at bruge robotterne, kan kommunen udnytte potentialet i medicinrobotter fuldt ud.

Du kan læse mere om de tre trin til vellykket implementering af medicinrobotter i vores e-guide.

[1] Turjamaa. (2022). Home care professionals' experiences of successful implementation, use and competence needs of robot for medication management in Finland. Nurs Open.